Lappeenranta.fi: sujuvaa palveluohjausta ja viestintää älykkäillä integraatioilla

Lappeenrannan verkkopalveluiden uudistushanke käynnistyi palvelumuotoiluprojektilla, jonka keskiössä olivat sisällöntuotannon prosessien ja tietorakenteen selkeyttäminen, osallistavuus sekä palveluviestinnän kehittäminen. Asiakkaan toivomuksissa korostuivat vahvasti päällekkäisen työn karsinta ja versionhallinta, eikä ihme – muodostavathan Lappeenrannan kokoisen kaupungin verkkopalvelut mittavan ja jatkuvasti täydentyvän kokonaisuuden.

Kunnan viestintää päädyttiin sujuvoittamaan palvelutietovaranto- ja M-files-integraatioin: nyt päätösasiakirjat, liitteet tai vaikkapa kaavoitukseen liittyvät dokumentit voidaan tuoda sivustolle suoraan järjestelmistä mahdollisimman saavutettavasti.

– Verkkosivustoon rakennetut integraatiot mahdollistavat katkeamattoman käyttäjäkokemuksen, eikä dokumenttien versionhallinnasta tarvitse kantaa huolta, sanoo projektia Tietotalon päässä johtanut Aleksi Brunni.

Kuntalaisten suuntaan sivuston haluttiin parantavan päätöksenteon osallistavuutta ja läpinäkyvyyttä. Myös käytettävyyden ja saavutettavuuden parantaminen koettiin äärimmäisen tärkeiksi. Keskeiset integraatiot paransivat myös tätä aspektia ulottamalla automaattisen julkaisemisen mm. viranomaispäätöksiin. Samalla tiedon rakenteessa ja palveluviestinnässä siirryttiin monta askelta organisaatiolähtöisestä mallista kuntalaista aidosti palvelevaan elämänvaihemalliin.

Sivustolle haluttiin myös kattavat hakutoiminnot, joiden avulla kävijä voisi etsiä tietoa kaikilta kuntayhtiön hallinnoimilta sivustoilta. Ratkaisuksi sivustolle otettiin käyttöön oppiva hakutoiminto, jonka hakutulosten laatu kehittyy jatkuvasti sen oppiessa tehdyistä hauista. Toiminto parantaa merkittävästi sivuston käytettävyyttä ja tiedon löydettävyyttä.

– Tehdyt ratkaisut mahdollistavat asukkaiden osallistamisen avoimin kortein ja reaaliaikaisesti koko päätöksentekoprosessin ajan esimerkiksi kaavoituskysymyksissä, Aleksi Brunni sanoo.

Kun palvelumuotoiluprosessi eteni keväällä 2021 verkkopalveluprojektiksi, sivuston alustaksi valikoitui Tietotalon InfoWeb Core. Lappeenranta oli näin myös ensimmäinen asiakas, jonka palvelut rakennettiin samana keväänä täysin uudistuneen InfoWeb-alustan päälle. Modernissa alustassa yhdistyvät 20 vuoden kokemus sisällönhallintajärjestelmistä, asiakasymmärrys ja uusin teknologia. Ratkaisu taipuu moninaisiin tarpeisiin ja tuo rajattomuutta rakentamiseen. Se mahdollistaa aiempaa huomattavan paljon nopeammin latautuvat sivustot ja tarjoaa ensiluokkaisen käyttäjäkokemuksen. Alustalle voi rakentaa myös isoja järjestelmiä ja se toimiikin erinomaisena tiedonhallinnan hubina yhdistäen eri tietolähteet ja jaellen sitä tarpeen mukaan rikastettuna eri julkaisupintoihin kuten verkkopalveluihin ja mobiilisovelluksiin.

– InfoWeb-järjestelmässä kiteytyy vuosien kokemuksemme kuntien kanssa työskentelemisestä. Syväluotaavasta kehitystyöstä hyötyvät kaikki kunnat kollektiivisesti: yhdelle asiakkaalle jo kehitettyjä toiminnallisuuksia voidaan jalostaa ketterästi muidenkin asiakkaiden käyttöön, Brunni summaa.

Sivuston toteutukseen valittu InfoWeb-alusta tuo mielenrauhaa myös tietoturvan näkökulmasta, sillä ohjelmistokehys on kehitetty tietoturva edellä ja siihen on rakennettu estot erilaisille vihamielisille hyökkäyksille.

– Microsoft investoi merkittävästi pitääkseen sovelluskehyksensä tietoturvallisena ja tarjoaa useita työkaluja, kirjastoja ja sisäänrakennettuja ominaisuuksia kehittäjille sovellusten suojaamiseksi vihamielisiltä hyökkäyksiltä, toteaa Aleksi Brunni.

Lappeenranta saa Tietotalolta kiitosta muun muassa siitä, miten rohkeasti moderneilla ratkaisuilla ja integraatioilla lähdettiin luomaan tulevaisuutta.

– Hienointa oli Lappeenrannan rohkeus lähteä palvelusuunnittelussa aidosti uutta päin, sitouttaa henkilöstö muutokseen jo varhain, visioida tulevaa ja tehdä vahva siirtymä organisaatiolähtöisyydestä käyttäjälähtöisyyteen, kertoo Tietotalon palvelumuotoilusta vastaava suunnittelija Jarno Malaprade.

– Otimme jo konseptointivaiheessa rohkean näkökulman palvelutietovarannosta nousevan tiedon hyödyntämiseen. Samalla haastoimme organisaatiota uudenlaiseen ajattelutapaan ja tietorakenteeseen. Oli upeaa nähdä, kuinka asiakkaan ymmärrys muutoksen merkityksestä ja mahdollisuuksista syveni matkan varrella.

Tietotalo jatkaa Lappeenrannan vahvana kumppanina. Yhtiöillä on kattava tukisopimus, ja kehitystyö saanee jatkoa muun muassa ajanvarauspalveluiden rakentamisen merkeissä.